En acatamiento de los derechos y deberes contenidos en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 del 17 de Octubre de 2012 y sus decretos reglamentarios, HOJALATA Y LAMINADOS S.A.S, adopta la presente política, la cual será aplicable a todos los datos personales registrados en las bases de datos que sean objeto de tratamiento.

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS:

HOJALATA Y LAMINADOS S.A.S, tiene la calidad de responsable del tratamiento, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación: 

Razón social: HOJALATA Y LAMINADOS S.A.S.

NIT: 890.906.752-9.

Domicilio principal y teléfono: localizada en la ciudad de Medellín (Antioquia) en la Calle 17 No. 43 F 122, en el teléfono 3156031106.

Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Para canalizar todas las solicitudes e inquietudes se debe enviar mensaje a través del correo electrónico hojalataylaminados@holasa.com 

2. FINALIDAD:

Dar a conocer de manera clara y precisa las Políticas, Normas y Procedimientos para el tratamiento de sus datos personales, finalidades del tratamiento y los derechos que les asisten como titulares de la información.

3. DEFINICIONES:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular de los datos personales, con el fin de darles tratamiento a los mismos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Ejemplo: número del documento de identificación y nombre. 

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Terceros: hace relación a cualquier persona natural o jurídica con la que la Compañía tenga vínculos comerciales, contractuales o jurídicos o cualquier orden.  Tales como, los accionistas, miembros de junta directiva, trabajadores, clientes, proveedores, contratistas, asesores.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. PRINCIPIOS RECTORES: En aras de garantizar la protección de los datos personales, Hojalata y Laminados S.A.S. se regirá y aplicará los siguientes principios a la luz del ordenamiento jurídico colombiano:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

HOJALATA Y LAMINADOS S.A.S, en el desarrollo de su objeto social y actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley, según las siguientes finalidades:

• Accionistas y Miembros de Junta Directiva: Llevar a cabo procedimientos administrativos que comprenden entre otros, el pago de dividendos y honorarios, en virtud de sus funciones, y en general todo lo que se derive de las actividades que les corresponden como administradores en los términos de la ley.
• Personal vinculado: Existen bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales, antes, durante y después de la vigencia de la relación laboral, las cuales tienen como finalidad:
• Durante la relación laboral: Permitir el cabal desarrollo de la relación laboral durante y después de la vigencia de la misma, en lo concerniente a: procesos de selección y vinculación a la Compañía, pago de nómina, liquidación de prestaciones sociales legales y extralegales, deducciones autorizadas, , prevención de riesgos laborales, seguridad y salud en el trabajo, y los demás que se encuentren en el marco de la normatividad laboral vigente en Colombia.
• Después de finalizada la relación laboral: Dar cumplimiento a la Ley, emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Compañía y con fines estadísticos o históricos.
• Clientes y proveedores: Para que sea posible desarrollar las etapas precontractual, contractual y pos contractual respecto de los productos y servicios ofrecidos por la Compañía; suministrar información de contacto y documentos, comunicaciones pertinentes al vínculo comercial; investigación de mercados, promoción o publicidad; atención de reclamaciones y quejas; encuestas para mejoramiento del servicio; análisis de calidad y niveles de servicio; cumplimiento legal en materia aduanera, cambiaria, fiscal; control el recaudo por los productos y servicios vendidos; labores de monitoreo, control y registro contable; para procesar, solicitar a las centrales de información lo referente al comportamiento comercial de los clientes, entre otros.

Los datos personales relativos a proveedores serán usados, con el objeto realizar análisis, evaluación y selección e proveedores; comunicar políticas y procedimientos para su vinculación; análisis de calidad y niveles de servicio; cumplimiento legal en materia aduanera, cambiaria, fiscal; control y pago de productos y servicios; labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones adquiridas;

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES: De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2.013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

• Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos del Titular son los siguientes:

1. Derecho a acceder en forma gratuita a sus datos personales a los cuales el responsable dé tratamiento, y conocer los datos personales que estén bajo el tratamiento de Hojalata y Laminados S.A.S
2. Rectificar, actualizar, suprimir o revocar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. El derecho lo podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido, no haya sido autorizado o la Compañía no haya respetado sus derechos o garantías.
3. Solicitar en cualquier momento, prueba de la autorización otorgada por el titular al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito, de conformidad con la normatividad vigente.
4. Ser informado previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
5. Presentar peticiones y quejas respetuosas en primera instancia, ante el responsable del tratamiento de sus datos personales, cuando considere que se ha hecho un uso indebido de los mismos.
6. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas, cuando considere que el responsable del tratamiento de sus datos personales, no hubiese atendido en debida forma sus peticiones y/o quejas elevadas ante el mismo.
7. Revocar la autorización.

Para efectos del ejercicio de los derechos antes mencionadosel titular deberá demostrar su identidad en forma suficiente, y de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

7. DEBERES DE Hojalata y Laminados S.A.S.:  COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS

DATOS: Hojalata y Laminados S.A.S reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y que de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes. 

En virtud de lo anterior, cumplirá con los siguientes deberes, sin perjuicio de los previstos en las disposiciones que regulan la materia:

1. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
2. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que la asisten en virtud de la autorización otorgada.
3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4. Garantizar que la información sea veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.
6. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
7. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
8. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
9. Identificar cuándo determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
10. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
11. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la superintendencia de industria y comercio sobre el tema en particular.
12. Usar únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
13. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes.
14. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
15. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
16. Usar los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
17. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio las eventuales violaciones de las medidas de seguridad y/o la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.

8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR 

Para poder dar tratamiento a datos personales, Hojalata y Laminados S.A.S requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo, que no sea necesaria, en los casos expresamente previstos en la ley. Para ello, se ha habilitado la dirección de correo electrónico hojalataylaminados@holasa.com, para que el titular pueda en todo momento de forma gratuita, obtener prueba de su autorización, solicitar información sobre sus datos, así como actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización, cuando en su tratamiento, la Compañía no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o en cualquier momento.  

El titular podrá autorizar por escrito el tratamiento de sus datos personales, mediante el diligenciamiento y suscripción de los formatos o cláusulas contractuales definidas por la Compañía mediante conductas inequívocas que den a entender al Responsable y/o Encargado del tratamiento,  que otorga la autorización, conductas tales como: entregar en forma voluntaria un documento de identificación a su ingreso a las instalaciones de la Compañía, y acceder a las mismas, luego de haber observado el aviso de privacidad, ubicado en la puerta de ingreso; suscribir el contrato de trabajo con Hojalata y Laminados S.A.S, entre otros. 

La autorización puede constar en cualquier medio, bien sea un documento físico o electrónico, que pueda garantizar su consulta posterior. 

La revocatoria y/o supresión de la autorización del tratamiento de los datos personales, procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento Hojalata y Laminados S.A.S o el Encargado, han incurrido en conductas contrarias a la Constitución Política y a la ley. 

La solicitud de supresión de datos y la revocatoria de la autorización, no serán procedentes cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

La autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales, no será necesaria en los siguientes casos: 

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobados.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.  Datos relacionados con los registros civiles de las personas.

9. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013, para obtener la autorización de los titulares de los datos recolectados antes de la expedición del presente decreto, y poder continuar con el tratamiento de sus datos personales, Hojalata y Laminados S.A.S hizo uso de los siguientes mecanismos, con el fin de dar a conocer a los titulares, la política de tratamiento de datos personales, así como la forma y los medios de ejercer sus derechos: 

• Para clientes, proveedores y pensionados: A través de correo electrónico, dejando por sentado que si en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir del envío del mismo, el titular no ha solicitado a Hojalata y Laminados S.A.S. o al encargado, la supresión de sus datos, éstos podrán continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de tratamiento de la información, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

Además, se incluyó en los formatos de creación de clientes y proveedores la autorización para el tratamiento de datos personales, así como una cláusula de tratamiento de datos personales en el formato de los nuevos contratos 

• Para personal vinculado: Se entregó circular informando acerca de los términos del tratamiento de los datos personales, conforme a la ley y su decreto reglamentario. Se incluyó la cláusula de tratamiento de datos en el contrato de trabajo, para las nuevas contrataciones.

10. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES: El tratamiento por parte de Hojalata y Laminados S.A.S. de este tipo de datos, se llevará a cabosiempre y cuando sea posible conforme lo establece la ley y dando cumplimiento a las siguientes obligaciones:

• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
• Informar al Titular de forma previa y explícita, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

11. PROCEDIMIENTO PARA LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

Los procedimientos de acceso, actualización, supresión y rectificación de datos personales y de revocatoria de la actualización se realizarán de la siguiente forma:

a. Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de Hojalata y Laminados S.A.S, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular, a través del correo electrónico hojalataylaminados@holasa.com para lo cual deberá:

Acompañar la petición con la copia de la cédula del titular..  

• Informar la dirección de notificación o correo electrónico.
• Especificar en el asunto, el tipo de titular (cliente, proveedor, trabajado, etc.).

Las peticiones deberán ser atendidas en un término máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. De no ser posible cumplir este término, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

b. Reclamos: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante Hojalata y Laminados S.A.S, el cual será tramitado bajo los siguientes parámetros:

1. El reclamo del titular se formula mediante solicitud dirigida a Hojalata y Laminados S.A.S a través del correo electrónico hojalataylaminados@holasa.com, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Una vez recibido el reclamo completo, este se catalogará con una etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el relamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

c. Petición de actualización y/o rectificación: Hojalata y Laminados S.A.S rectificará y actualizará a solicitud del titular, para lo cual éste deberá allegar la solicitud a través del correo electrónico hojalataylaminados@holasa.com, indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportando la documentación que suspende su petición.

d. Petición de supresión de datos: El titular tiene el derecho a solicitar a Hojalata y Laminados S.A.S la supresión de sus datos en cualquiera de los siguientes eventos:

1. Considere que sus datos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Hojalata y Laminados S.A.S. 

Sin embargo este derecho del titular no es absoluto, pudiéndose negar al ejercicio del mismo cuando:

1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

12. PRIVACIDAD Y SEGURIDAD

Hojalata y Laminados S.A.S velará porque todos los procesos y herramientas tecnológicas aseguren la confidencialidad y seguridad de los datos personales, el adecuado y buen uso de los mismos, la pertinencia, el fin para el cual se recolectan y almacenan. Para lo cual, ha implementado medidas de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal que tiene acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

La transferencia de datos personales sólo podrá efectuarse mediante la autorización expresa y escrita del titular de los datos debidamente identificado, o mediante autorización a un tercero expresa y escrita del titular de los datos con diligencia de reconocimiento.

13. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

HOJALATA Y LAMINADOS S.A.S, podrá designar encargados del tratamiento de datos que considere pertinentes y adecuados, garantizando las medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley.

14. EXCEPCIONES A LA APLICACIÓN DE LA LEY 1581 DE 2012:

• Las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico, el cuál comprende las actividades que se inscriben en el marco de la vida privada o familiar de las personas naturales.
• Bases de datos y archivos que tienen por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo (LAFT).
• Bases de datos que tienen como fin y contienen información de inteligencia y contrainteligencia.
• Bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
• Bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008 que hace relación a información crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.
• Bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993, por la cual se regula la realización de censos de población y vivienda en todo el territorio nacional.

Dada en la ciudad de Medellín a los 6 días del mes de agosto de 2.013, actualizada en actualizada en el mes de marzo de 2023.